Sie stehen vor der Gründung Ihres eigenen Unternehmens und wollen Struktur in die verschiedenen Bereiche Ihrer Firma bringen? Spezielle Softwares können Ordnung ins Chaos bringen. Mit vielen praktischen Funktionen erleichtern sie den Überblick über Mitarbeiter, Kunden, Projekte, Finanzen und vieles mehr.
Erfahren Sie in diesem Artikel mehr über die Softwares für unterschiedliche Unternehmensbereiche, mit welchen Kosten Sie rechnen können und mit welchen Tipps Ihr Unternehmen vollumfänglich für den digitalen Start ausgestattet ist.
In vielen Unternehmensbereichen kann eine gut strukturierte Software dabei helfen, einen optimalen Überblick zu behalten. Darunter zählen u.a. Buchhaltung, Kunden- und Projektmanagement, HR sowie Kommunikation.
Der Preis für die Nutzung einer Unternehmenssoftware kann stark variieren. So sind einige Tools kostenlos erhältlich, während andere wenige Euros bis hin zu 2.000 € kosten können. In Form eines Abo-Modells kann die Nutzung einer Software für kleines Geld monatlich abgerechnet werden.
Beide Arten von Softwares haben Vor- und Nachteile. Cloudbasierte Softwares sind meist günstiger und mit weniger Aufwand für den Betrieb verbunden. Werden besonders sensible Daten gespeichert, kann es aber ggf. sicherer sein, eine On-Premise Software zu nutzen.
Inhalt
1. 5 Softwares für einen besseren Überblick
Zunächst stellt sich die Frage, welche Softwares überhaupt benötigt werden. Zur besseren Übersicht stellen wir Ihnen in der nachfolgenden Tabelle einige Software-Kategorien und ihre Funktionen vor, die Ihnen bei der Organisation helfen und für reibungslose Geschäftsabläufe nützlich sein können.
| Anwendungsbereich | Funktion und Vorteile der Software |
|---|---|
| Buchhaltung/Rechnungswesen |
|
| Kontaktmanagement/Customer Relationship Management |
|
| Projektmanagement |
|
| Personalmanagement/Human Resources |
|
| Kommunikation |
|
All diese Programme vereinen, dass sie dabei helfen, im jeweiligen Bereich den Überblick zu behalten, Unternehmensprozesse beschleunigen und vereinfachen können. Dennoch benötigen Sie in den einzelnen Kategorien, gerade in komplizierten Bereichen wie Finanz- und Buchhaltung, tiefergehendes Wissen, um Ihr Unternehmen erfolgreich werden zu lassen. Viele Tools vereinen zudem verschiedene Bereiche miteinander oder bieten Schnittstellen untereinander, so integrieren z. B. einige HR-Softwares neben der Datensammlung von Mitarbeitern auch Funktionen aus den Bereichen Recruiting, Zeiterfassung, Gehaltsabrechnungen und vieles mehr.
2. Viele Unternehmenssoftwares sind kostenlos erhältlich
Eine cloudbasierte Software im Abo-Modell lässt sich meist leichter finanzieren.
Wenn Sie mit Ihrem Unternehmen noch ganz am Anfang stehen, ist das Budget meist noch recht übersichtlich und größere Ausgaben werden nur mit viel Bedacht getätigt. Zu Ihrem Vorteil sind viele beliebte Softwares für Unternehmen kostenlos oder für wenig Geld zugänglich.
Bei einzelnen Lizenzen schwanken die Kosten in einem niedrigen einstelligen Bereich, professionelle Tools mit besonders breiter Palette an Funktionen können aber auch zwischen 1.000 - 2.000 € kosten. Viele Unternehmen bieten allerdings an, diese Kosten für ihre Softwares monatlich abrechnen zu lassen und somit in Form eines Abo-Modells zu nutzen.
Tipp: Neben Computern und Hardware gehört auch die Software zu den digitalen Wirtschaftsgütern, die sich von der Steuer absetzen lassen und das unabhängig von der Höhe der Anschaffungskosten.
3. Cloudbasierte vs. serverbasierte Software: Welche Vor- und Nachteile gibt es?
Datenschutz bei Cloud-Lösungen
Um die Sicherheit Ihrer Daten zu gewährleisten, ist es empfehlenswert, cloudbasierte Software von Anbietern in Deutschland auszuwählen. Diese müssen sich nämlich an die deutsche Datenschutzverordnung sowie an die EU-DSGVO halten.
Eine serverbasierte Software, auch als On-Premise Software bezeichnet, wird auf einem eigenen Server, z .B. Ihrem PC, gedownloadet und installiert. Dafür ist meist das käufliche Erwerben einer Lizenz von Nöten. Der Vorteil bei einer solchen Lösung ist, dass Sie diese zum größten Teil offline nutzen können. Allerdings müssen Ihre und die Daten Ihrer Kunden und Partner eigenverantwortlich gespeichert werden und es können zusätzliche Kosten für Updates und Support-Leistungen entstehen.
Eine cloudbasierte Software ist ein Programm, das über einen Browser zugänglich ist. Es funktioniert zumeist nach dem SaaS-Prinzip („Software as a Service“) und ermöglicht damit Mitarbeitern, unabhängig vom Standort auf die Software zuzugreifen. Cloudbasierte Softwares werden üblicherweise „gemietet“, wobei oft eine monatliche Gebühr fällig wird. Die Vor- und Nachteile von cloudbasierten Softwares können Sie der folgenden Gegenüberstellung entnehmen:
- Zugriff von beliebigen Standorten aus möglich
- Daten werden in der Cloud gespeichert und gehen weniger leicht verloren
- spezialisierte Anbieter übernehmen Betrieb und Wartung der Software
- Internetverbindung erforderlich
- an externen Anbieter und dessen Service gebunden
- Datensicherheit kann ggf. eingeschränkt sein
4. Weitere Tipps und Tools für einen erfolgreichen Start
Auch wenn bereits viele größere Bereiche, für die Softwares besonders sinnvoll sein können, abgedeckt wurden, möchten wir Ihnen einige weitere praktischen Helfer und speziellere Tools nicht vorenthalten.
4.1. SEO-Software und -Tools für eine bessere Sichtbarkeit nutzen
Nutzen Sie Tools, um Ihre Website stetig zu optimieren.
Eine Software, die spezialisiert auf die Optimierung von Keywords ist und wichtige Suchbegriffe und Daten aufzeigen kann, kann so für eine bessere Sichtbarkeit und eine höhere Reichweite Ihrer Website sorgen. Search Engine Optimization Tools können entweder einen einzelnen der folgenden Bereiche abdecken oder unterschiedliche miteinander vereinen.
- Keyword-Recherche
- SEO Monitoring & Tracking
- Content-Optimierung
- Crawling und/oder Offpage-SEO
4.2. Mit Softwares das Marketing vorantreiben
Software-Lösungen, die im Bereich Marketing eingesetzt werden, vereinfachen die Organisation und Erstellung von Inhalten, sowie die Analyse, Optimierung und Distribution dieser für unternehmenseigene, aber auch für externe Plattformen und Kanäle. Sie ermöglichen z. B. die Verbesserung des Nutzerverhaltens bzw. der sogenannten User Experience und können dabei Einsicht in diesbezügliche Daten geben.
4.3. Überblick über Website-Besucher behalten
Sogenannte Web Analytics Tools können die Besuche Ihrer Website dokumentieren, wobei der Schwerpunkt meist auf der Besucheranzahl, der Dauer Sitzung einzelner Nutzer und auf dem Medium, über das Besucher auf die Website gelangt sind, liegt. Mit diesen Einblicken können Sie nachvollziehen, welche Inhalte gut funktionieren und Ihre Seite vollständig analysieren und anschließend optimieren.
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