Die deutsche Wirtschaft stagniert und die im Sommer noch vorsichtig optimistischen Konjunkturerwartungen wurden von der Bundesregierung im Oktober 2024 stark nach unten korrigiert. Von einem Rückgang um 0,2 Prozent ist die Rede. Diese Wirtschaftsflaute macht insbesondere kleinen und mittelständischen Unternehmen zu schaffen. Um sie zu unterstützen, beschloss der Bundestag bereits im November 2023 das Wachstumschancengesetz, das im März 2024 schließlich vom Bundesrat auf den Weg gebracht wurde. Ein Punkt des Gesetztes ist die E-Rechnungspflicht, die ab Jahresbeginn 2025 den gesamten B2B-Bereich betrifft.
Inhalt
Was ist eine E-Rechnung und welche Vorteile bringt sie?
Bei einer E-Rechnung handelt es sich um vollständig digitale Rechnungsinformationen in einem strukturierten und maschinenlesbaren Datenformat. Im Fall der XRechnung wird mit dem Format XML gearbeitet, das elektronisch übermittelt sowie automatisiert empfangen und weiterverarbeitet werden kann.
Obwohl auch eine Rechnung im PDF-Format zu den digitalen Rechnungen gehört, gibt es gravierende Unterschiede zur E-Rechnung. Diese lässt sich im Gegensatz zur Papier- oder PDF-Rechnung nämlich medienbruchfrei verarbeiten. Sie ist also als semantisches Datenformat vorhanden und dementsprechend nicht für eine Sichtprüfung geeignet; jedoch können Visualisierungsprogramme die E-Rechnung lesbar darstellen.
Die Einführung der elektronischen Rechnung soll für Rechnungssteller und -empfänger einige Vorteile bereithalten, darunter:
- eine vereinfachte Rechnungsstellung und -verarbeitung
- verkürzte Durchlaufzeiten
- Einsparpotenziale bei Rechnungsversand und -verarbeitung
- eine Steigerung der Prozess- und Datenqualität
Zu den E-Rechnung-Chancen gehören ebenfalls die ortsunabhängige Rechnungsstellung sowie die dezentrale Rechnungsverarbeitung.
Warum kommt die E-Rechnungspflicht in Deutschland?
Bereits seit 2018 wurde die E-Rechnung für Lieferanten des Bundes in Deutschland eingeführt; ab 2025 wird sie auch im B2B-Bereich verpflichtend. Unternehmen, die Technik und Zubehör auf Rechnung kaufen, müssen die Rechnungsinformationen ab dem 1. Januar 2025 zumindest in maschinenlesbarer Form empfangen können.
Die E-Rechnung wird im Datenformat im Sinne der europäischen Normreihe EN16931 ausgestellt, übermittelt und weiterverarbeitet. Damit folgt die Bundesrepublik anderen EU-Mitgliedsstaaten, in denen die elektronische Rechnung im Geschäftsverkehr bereits Standard ist. Gründe, die für die E-Rechnung sprechen, sind:
- Kostenersparnis: Jährlich geben deutsche Unternehmen rund 30 Milliarden Euro für das Erstellen und das Versenden von Papierrechnungen aus. Die E-Rechnung wird per E-Mail versandt, was Papier- und Druckkosten einspart. Auch die Umwelt kann durch den verringerten Papierverbrauch entlastet werden.
- Zeitersparnis: E-Rechnungen lassen sich im Vergleich zur analogen Alternative deutlich schneller erstellen, verschicken und verarbeiten. Das spart Mitarbeitern in der Buchhaltung Arbeitszeit und verkürzt insgesamt die Durchlaufzeit. Die automatisierte elektronische Archivierung der elektronischen Rechnung trägt durch weniger Organisationsaufwand zu einer weiteren Zeitersparnis bei.
- Sicherheit: Die maschinell lesbaren Rechnungsinformationen sollen im Vergleich zur Papierrechnung die Fehleranfälligkeit bei Rechnungs- oder Umsatzsteuerangaben reduzieren. Das erspart Unternehmen zeitaufwendige Storno- und Zweitrechnungen.
Die E-Rechnungen sind zudem Bestandteil eines elektronischen Umsatzsteuer-Meldesystems, das die Europäische Kommission im Rahmen der ViDA-Initiative plant. Das System soll frühestens im Jahr 2028 in der Europäischen Union eingeführt und mit den Daten aus den E-Rechnungen gespeist werden. Das Hauptziel besteht darin, Umsatzsteuerbetrug vorzubeugen, durch den dem deutschen Staat jährlich eine zweistellige Milliardensumme entgeht.
Wie sieht die Gesetzeslage zur E-Rechnung in Deutschland aus?
Eine Verpflichtung zur Ausstellung elektronischer Rechnungen betrifft ausschließlich steuerbare Leistungen zwischen Unternehmen. Statt Rechnungen in Word oder Excel zu erstellen, müssen die Rechnungsinformationen künftig im maschinenlesbaren Datenformat hinterlegt werden. Das gilt unabhängig davon, ob Unternehmer ihr Gewerbe im Haupt- oder Nebenerwerb betreiben. Der B2C-Bereich sowie nicht innerdeutsche B2B-Umsätze sind momentan von der E-Rechnungspflicht ausgeschlossen.
Die Einführung der E-Rechnungspflicht ist für viele Unternehmen mit zusätzlichen Kosten verbunden, die durch die benötigte E-Rechnungssoftware und notwendige Schulungen der Mitarbeiter entstehen. Insbesondere kleine und mittelständische Unternehmen, die 99 Prozent der deutschen Unternehmenslandschaft ausmachen, leiden unter dieser finanziellen Herausforderung. Um sie zu entlasten, sieht die Gesetzeslage Schonfristen für den Umstieg auf die elektronische Rechnung vor.
Für im Inland steuerbare Leistungen müssen Unternehmen den Empfang sowie die Verarbeitung der E-Rechnung ab dem 1. Januar 2025 gewährleisten. Eine Zustimmung des Rechnungsempfängers ist dafür nicht notwendig. Da die elektronische Rechnung ähnlich wie eine PDF-Datei per E-Mail versendet wird, ist für den Empfang jedoch zumindest ein aktiver E-Mail-Account nötig.
Da speziell beim Ausstellen und Verarbeiten der E-Rechnungen ein hoher Umsetzungsaufwand entsteht, sieht der Gesetzgeber eine Übergangsregelung bis Jahresende 2027 vor. Bis 2026 dürfen im B2B-Bereich mit Zustimmung des Rechnungsempfängers weiterhin „sonstige Rechnungen“ versandt werden. Die Bezeichnung steht für die klassischen Papierrechnungen sowie Rechnungen im PDF-Format.
Auch 2027 dürfen Unternehmen weiterhin konventionelle Rechnungen verschicken, sofern ihr Vorjahresumsatz unter 800.000 Euro liegt. Wird diese Grenze überschritten, sind elektronische Rechnungen verpflichtend, die jedoch mit Zustimmung des Empfängers im EDI-Verfahren übermittelt werden können.
Ab 2028 ist die E-Rechnung für alle Unternehmen verpflichtend, sofern es sich nicht um Kleinbetragsrechnungen handelt. Diese dürfen, wenn der Rechnungsbetrag 250 Euro nicht überschreitet, weiterhin als „sonstige Rechnung“ ausgegeben werden.
Wie werden E-Rechnungen aufbewahrt?
Bei der elektronischen Rechnung gelten die gleichen Aufbewahrungsfristen wie für die klassische Rechnungsvariante. Zehn Jahre lang müssen die E-Rechnungen im ursprünglichen, strukturierten elektronischen Datenformat gespeichert werden. Dabei ist es wie bei PDF-Rechnungen essenziell, bei der Rechnungsaufbewahrung auf die Unveränderbarkeit der Daten zu achten.
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