Egal ob KMU oder Großkonzern: Durch die zunehmende Digitalisierung geht im Unternehmen ohne IT inzwischen längst gar nichts mehr. Ein strategisches IT Management sollte grundsätzlich ein wichtiger Teil der Gesamtstrategie des Unternehmens sein, da Erfolg und Wachstum eines Unternehmens maßgeblich davon abhängen. In diesem Beitrag zeigen wir, was Sie bei der Entwicklung einer IT-Strategie beachten müssen. Außerdem erfahren Sie, aus welchen Teilbereichen sich diese zusammensetzt und warum es sich dabei eigentlich um einen kontinuierlichen und dynamischen Prozess handelt.
Die IT-Strategie gibt den Rahmen für die Entwicklung der Informationstechnologie und der IT-Infrastruktur im Unternehmen vor.
Eine qualifizierte IT-Strategie unterstützt ein Unternehmen bei der effektiveren und effizienteren Gestaltung der Geschäftsprozesse.
Die Entwicklung einer passenden Strategie erfolgt normalerweise in 5 Phasen.
Inhalt
1. Die Grundlagen für das Entwickeln einer IT-Strategie
Eine valide Unternehmensstrategie kommt heutzutage nicht mehr ohne geeignete IT-Strategie aus, denn sie stellt die Versorgung des Unternehmens mit individuell angepasster Hard- und Software sicher. Die IT-Strategie ist ein Bestandteil der Unternehmensstrategie und leitet sich aus den allgemeinen Unternehmenszielen und den vorhandenen Unternehmensprozessen ab.
Sie orientiert sich überdies auch an den Anforderungen des gesamten Unternehmens und der Kunden und berücksichtigt neben allen beteiligten Unternehmensbereichen (zum Beispiel Produktion, Vertrieb, Logistik, HR, Finance, Einkauf) auch neue Trends und Innovationen. Aus diesem Grund zählt sie auch zu den zentralen Elementen des IT-Managements.
Die IT-Strategie setzt sich aus 5 Teilbereichen zusammen:
- Die Infrastrukturstrategie umfasst die technologischen Grundlagen, wie beispielsweise Hardware, Betriebssystem und Netzwerke.
- Die Applikationsstrategie befasst sich mit Anwendungen und Software zur Unterstützung der Geschäftsprozesse sowie der Steigerung von deren Leistungsfähigkeit.
- Die Innovationsstrategie identifiziert und bewertet neue Basistechnologien, Trends und Innovationen und deren Nutzen für den Unternehmenserfolg.
- Die Sourcingstrategie überprüft anhand der Wertschöpfungskette im Unternehmen, welche Bereiche von der IT selbst abgedeckt werden können und welche ausgelagert werden müssen. Auch Mischformen sind grundsätzlich möglich (z.B. Betrieb Inhouse, Wartung ausgelagert).
- Die Investmentstrategie leitet sich aus den vier genannten Einzelstrategien ab und beschreibt, wie diese so effizient und effektiv wie möglich umgesetzt werden können.
Durch stetige Kontrollen und Überprüfungen der IT und ihrer Prozesse wird gewährleistet, dass die Entwicklung auch tatsächlich gemäß der Vorgaben erfolgt. Die IT-Strategie liegt immer in der Verantwortung der obersten Managementebene.
1.1. Die zentralen Ziele der IT-Strategie
Eine IT-Strategie hat im Wesentlichen vier Ziele:
- Vorlage eines Rahmen für ein effizientes IT-Management innerhalb eines Unternehmens
- Definition der Richtung und des Umfangs der zu leistenden Aktivitäten
- Beitrag zur mittel- bis langfristigen Erreichung der Unternehmensziele leisten
- Schaffung einer hohen Wertschöpfungskette im Unternehmen durch bestmöglichen Einsatz der IT
2. Die 5 Phasen der IT-Strategie-Entwicklung
Die Entwicklung und Einführung einer IT-Strategie im Unternehmen erfolgen in verschiedenen Phasen, die wir Ihnen in diesem Abschnitt im Detail erläutern.
2.1. Phase 1: Analyse des IST-Zustandes
Im ersten Schritt der strategischen Entwicklung erfolgt eine umfassende Analyse des IST-Zustandes der Informationstechnologie im Unternehmen und den einzelnen Bereichen. Dieser berücksichtigt sowohl interne als auch externe Faktoren und beinhaltet neben dem organisatorischen Aufbau und dem Prozessablauf auch das Leistungsangebot. Als Grundlage dient eine Standortbestimmung, mit Hilfe derer der Handlungsbedarf und potenzielle Restriktionen identifiziert werden können.
Überdies dient diese Phase auch der Beurteilung der aktuellen Maturität der IT aus Sicht der Organisation. Dazu werden Workshops und Befragungen mit der Unternehmensführung, den Bereichsleitern und Vertretern der Fachbereiche durchgeführt.
2.2. Phase 2: Definition der Ziele
Auf Basis der Situationsanalyse erfolgt die Definition der IT-Ziele, die sich aus den Unternehmenszielen ableiten. Anhand dieser wird anschließend die strategische Ausrichtung vorgegeben.
Diese stellt einerseits eine Orientierungshilfe und ein Rahmenwerk dar, schränkt gleichzeitig aber auch die Handlungsfreiheiten in Bezug auf Projekte und Wartungsmaßnahmen ein. Die Eckpunkte der strategischen Ausrichtung (zum Beispiel Stärkung der Kundenbindung, Qualitätsoptimierung) werden in der Regel einmal jährlich oder im Rahmen größerer Umstellungen angepasst.
Gut zu wissen: Die Ableitung der IT-Ziele aus den Unternehmenszielen muss nachvollziehbar sein, da sich nur so die Konformität zur Unternehmensstrategie überprüfen lässt.
2.3. Phase 3: Entwicklung eines SOLL-Zustandes
Die dritte Phase widmet sich der Entwicklung eines SOLL-Zustandes, der auf die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst ist und der Erfüllung der zuvor festgelegten (Unternehmens-) Ziele dient. Dieser umfasst die Identifizierung und Analyse aktueller IT-Trends, relevanter technischer Anforderungen und Sourcing-Strategien sowie eine Prüfung des derzeitigen Portfolios und des Programm- und Projektmanagements. Darüber hinaus erfolgt außerdem eine Erhebung der vorhandenen Personal-Ressourcen (einschließlich Fort- und Weiterbildungen) und eine Prüfung des IT-Security-Managements.
In der IT-Strategie wurde in der Vergangenheit der anvisierte SOLL-Zustand für die Software-/Hardware-Architektur (beispielsweise Organisation, Prozesse, Anwendungen) beschrieben. Durch die zunehmenden Anforderungen in Hinblick auf die Flexibilität werden mittlerweile aber keine statischen SOLL-Zustände mehr angestrebt, sondern Lösungen definiert, die dynamische Anpassungen erlauben.
2.4. Phase 4: Formulierung, Ausarbeitung und Implementierung
Im nächsten Schritt erfolgen die Formulierung und Ausarbeitung einer IT-Strategie, mit der sich der gewünschte SOLL-Zustand realisieren lässt. Es muss geklärt werden, welche Aktivitäten („Handlungsoptionen“) dafür erforderlich sind, welche Systeme und Ressourcen benötigt werden und wie diese zu priorisieren bzw. zu beschaffen sind.
Des Weiteren werden Maßnahmen definiert, um die vorhandene Hard- und Software an die Bedürfnisse des Unternehmens anzupassen.Am Ende dieser Phase stehen die Auswahl der IT-Strategie und deren offizielle Verabschiedung.
Gut zu wissen: Kleinere Strategie-Veränderungen (z.B. Standardisierungen), die sich relativ schnell und mit wenig Aufwand umsetzen lassen, bezeichnet man im Fachjargon als „Quick Wins“. Größere Anpassungen müssen hingegen als Projekte im Rahmen des IT-Projektmanagements implementiert werden.
2.5. Phase 5: Kontinuierliche Umsetzung
Nach der Verabschiedung der IT-Strategie erfolgt als Letztes deren Verankerung durch eine konsequente und kontinuierliche Umsetzung der darin festgelegten Handlungsschritte und Richtlinien.
3. Die Vorteile einer guten IT-Strategie
Wie viel Nutzen eine IT-Strategie dem Unternehmen letztendlich bringt, hängt von ihrer Ausrichtung und der Aufstellung der Organisation in Hinblick auf Budget und Flexibilität ab. Dennoch ergeben durch das Konzept eine ganze Reihe Vorteile:
- Mehr Transparenz bei den Unternehmensprozessen, bessere Kontrollierbarkeit
- Steigerung der Produktivität und Kostenoptimierung durch effizienteren Einsatz der IT
- Beseitigung von Schwachstellen, Stabilisierung des Betriebes und Minimierung von IT-Risiken (wodurch sich eine höhere Investitionssicherheit ergibt)
- Erschließung neuer Geschäftsfelder
- Einhaltung der Compliance-Vorgaben und Erreichung der langfristigen Unternehmensziele
- Verbesserter Support und damit höhere Zufriedenheit bei Kunden und Mitarbeitern
4. Mit Beratung zur richtigen Strategie
Das Entwickeln und Einführen einer IT-Strategie ist ein sehr zeit- und ressourcenfordernder Prozess und erfordert vor allem im dynamischen Umfeld konsequente und gleichzeitig flexible Rahmenbedingungen. Viele Unternehmen stoßen intern bei der Umsetzung an Ihre Grenzen und greifen daher auf die Leistungen von externen Beratern zurück.
Mittlerweile finden Sie auf dem Markt für jedes Anforderungsprofil passende Berater. Ob diese IT-Dienstleister Hamburg, Berlin, andere Städte oder ländliche Regionen betreuen oder gar bundesweit tätig sind, lässt sich oft mit einem einfachen Blick auf die Website herausfinden.
IT-Dienstleister verwalten auf Wunsch Ihre Projekte und sorgen dafür, dass Sie Ihre IT mit dem stetigen wachsenden technologischen Fortschritt mithalten kann. Strategieberater unterstützen Sie vor Ort bei der Entwicklung und Wartung Ihrer IT Infrastruktur, der Optimierung von Software und Abläufen und bieten Empfehlungen in Bezug auf Organisation und Geschäftsprozesse.
Bei der Auswahl eines Beraters sollten Sie immer darauf achten, dass dieser die Informationstechnologie als Ganzes im Blick behält. Obendrein muss er in der Lage sein, diese mit Ihrer Geschäftsstrategie zu verbinden.
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