Netzwerkdrucker einrichten: So installieren Sie Ihren Drucker erfolgreich

Wir zeigen, wie Sie einen Netzwerkdrucker über verschiedene Methoden auf Ihrem Windows-PC einrichten können.

Egal ob Multifunktionsgerät, Tintenstrahldrucker oder Laserdrucker: Wenn Sie einen Drucker im Netzwerk freigeben oder sich direkt einen richtigen Netzwerkdrucker anschaffen, können alle Geräte im Heimnetz den Drucker verwenden. In dem folgenden Tipp zeigen wir Ihnen, wie Sie einen Netzwerkdrucker unter Windows 10 einrichten und sich anschließend damit verbinden.

1. Netzwerkdrucker haben entscheidende Vorteile

Echte Netzwerkdrucker bieten nicht nur den Anschluss lokal über USB, sondern können auch über WLAN oder LAN in das Heimnetzwerk eingebunden werden und erhalten über den Router eine IP-Adresse. Die PCs und Mobilgeräte wie Smartphones können dann auf den Drucker zugreifen und Dateien ausdrucken oder erweiterte Funktionen wie Scan oder Fax nutzen. Einige Geräte bieten auch Druckdienste wie AirPlay oder Cloud Print an und erlauben so auch das Drucken vom Handy oder Tablet.

Dem gegenüber stehen lokale Drucker, welche über USB an einen PC angeschlossen sind, und nur durch eine Freigabe auch anderen Geräten im Netz zur Verfügung stehen.

Auf den ersten Blick entstehen für beide Arten keine Nachteile. Beide Drucker sind im Netzwerk verfügbar und können auch von anderen Geräten im Netzwerk genutzt werden. Auf den zweiten Blick wird aber deutlich, dass der per USB mit einem PC verbundene und im Netzwerk freigebende Drucker nur dann erreichbar ist, wenn der verbundene PC eingeschaltet ist. Ist der PC im Ruhezustand oder ausgeschaltet, wäre der daran angeschlossene Drucker auch nicht zu erreichen.

In Büroumgebungen ist es zwischenzeitlich Standard, netzwerkfähiger Drucker für mehrere Arbeitsplätze zu verwenden, um auch Kosten für die Anschaffung und Unterhaltung zu sparen.

1.1. Netzwerkdrucker mit und ohne eigenen Druckserver

Auch im Segment der Netzwerkdrucker gibt es große Leistungsunterschiede. Profigeräte verfügen über einen eigenen Druckserver und können Druckaufträge selbst annehmen, verwalten und drucken. Die Verwaltung solcher Drucker erfolgt über eine Weboberfläche, sind damit über das Netzwerk von jedem Gerät aus erreichbar.

Günstigere Geräte wie beispielsweise WiFi-Drucker für das Heimsegment sind zwar über das Netzwerk erreichbar, müssen die Rasterung und Verwaltung der Druckaufträge aber auf die Clients auslagern. Für ein geringes Druckvolumen ist das kein Problem. Sollen aber von vielen PCs gleichzeitig Druckaufträge an das Gerät gesendet werden, sind solche Geräte schnell überfordert.

Unsere Empfehlung ist ein WLAN-Drucker: Ein WLAN-Drucker hat den Vorteil, dass der Standort nicht von der Verfügbarkeit einer LAN-Verbindung abhängig ist. Sie können für den Drucker jeden Standort wählen, wo dieser am besten zentral für alle erreichbar ist. Zudem können eventuelle WLAN-Lücken heute mit Mesh-Netzwerken viel einfacher ausgeglichen werden, als eine LAN-Leitung extra neu zu verlegen.

2. So können Sie einen Netzwerkdrucker einrichten

Ein Netzwerkdrucker wird über WLAN, ein Drucker ohne WLAN über die LAN-Schnittstelle mit dem Router verbunden.

Zwingende Voraussetzung für einen funktionierenden Netzwerkdrucker ist daher, dass Sie ein Netzwerk aufbauen, den Router einrichten und den Drucker anschließen.

Heimnetzwerk einrichten: In unserem Ratgeber Windows Netzwerke unter Windows 10 einrichten finden Sie weitere Informationen und Hintergrundinformationen wie Sie unter Windows 10 ein Netzwerk einrichten.

Für die WLAN-Verbindung mit einem WiFi-Drucker müssen Sie den WPA-Schlüssel des Funknetzwerks eingeben oder können – je nach Modell – mit der Wi-Fi Protected Setup (WPS)-Technik eine automatische Verbindung herstellen, indem Sie am Router und am Drucker jeweils eine Taste drücken, damit sich beide Geräte im Netzwerk verbinden.

Sobald der Drucker in das Netzwerk eingebunden ist, erhält er per DHCP vom Router eine eigene IP-Adresse.

Sie können auch eine manuelle IP-Adresse vergeben, wie wir es in dem Artikel Netzwerk- und Internetverbindungsprobleme unter Windows beheben beschrieben haben. Ohne Kenntnis von Netzwerken sollten Sie diese Option aber nicht wählen, da sonst der Drucker im Heimnetzwerk bei einer fehlerhaften Einstellung nicht mehr erreichbar ist.

3. Lokale Drucker als Netzwerkdrucker konfigurieren

Wenn Sie einen normalen Drucker ohne LAN oder WLAN als Netzwerkdrucker verwenden möchten, schließen Sie diesen Drucker an den PC im Netzwerk an, welcher häufig eingeschaltet ist. Wechseln Sie über die Einstellungen -> Geräte ->Drucker und Scanner in Windows 10 oder „Geräte und Drucker“ unter Windows 7 in die Ansicht der Drucker und Faxgeräte. Sie bekommen dort alle installierten Drucker aufgelistet.

Wechseln Sie hier in die Druckereigenschaften, welche Sie in Windows 10 über die Verwaltung des jeweiligen Druckers erreichen.

Um den Drucker im Netzwerk freizugeben, wechseln Sie auf die Registerkarte „Freigabe“, klicken Sie auf „Drucker freigeben“ und vergeben Sie einen Freigabenamen für den Drucker.

3.1. Datei und Druckerfreigabe aktiveren

Damit eine Druckerfreigabe auch funktioniert, muss die Datei- und Druckfreigabe in Windows aktiviert werden. Sie finden die Verwaltung der Freigabeoptionen über den Textlink „Erweiterte Freigabeoptionen ändern“ in den Einstellungen unter Netzwerk und Internet.

Dieser Textlink bringt Sie in die klassischen Freigabeoptionen von Windows 7 oder Windows 8.1. Aktivieren Sie hier die Datei- und Druckerfreigabe.

4. So verbinden Sie sich mit einem Netzwerkdrucker

Sobald Sie einen Netzwerkdrucker eingerichtet haben oder ein lokaler Drucker im Netzwerk freigegeben ist, können Sie andere Clients im Netzwerk damit verbinden.

Unter Windows 10 wechseln Sie in die Einstellungen unter Geräte -> Drucker und Scanner. Sobald Sie auf das Plus-Symbol mit der Bezeichnung „Drucker oder Scanner hinzufügen“ klicken, sucht Windows 10 zunächst selbstständig nach Netzwerkdruckern im Netz.

Wird der Netzwerkdrucker gefunden, können Sie den Drucker über die Schaltfläche „Gerät hinzufügen“ mit Ihrem System verbinden. Windows 10 installiert dann selbstständig die notwendigen Druckertreiber.

Installation der Software des Herstellers: Wenn der Hersteller des Druckers spezielle Software mitliefert, welche auch für Netzwerkdrucker geeignet ist, können Sie auch diese ergänzend installieren. Führen Sie dazu die Installation laut Hersteller aus, welche bei der Einrichtung den Netzwerkdrucker finden sollte.

Konnte der gewünschte Drucker aber nicht selbstständig gefunden werden, müssen Sie auf den Textlink „Der gewünschte Drucker ist nicht aufgelistet“ klicken.

Sie haben nun mehrere Möglichkeiten, den nicht automatisch gefundenen Netzwerkdrucker in Windows 10 einzubinden.

Unter Windows 7 wechseln Sie dagegen in der Systemsteuerung unter Drucker und Faxgeräte und klicken Sie hier auf Drucker hinzufügen und wählen Sie hier Netzwerkdrucker aus. Die folgenden Dialogfenster entsprechen im Grunde dann denen von Windows 10.

Wenn der Drucker lokal an einem PC angeschlossen ist und manuell freigegeben wurde, suchen Sie den Drucker über den Freigabenamen des Druckers (siehe 3.). Dazu geben Sie den Computernamen des PCs gefolgt von dem Freigabenamen des Druckers an, z. B. \\lan1547\Lexmark E350d (MS).

Wo findet sich der Computername?: Den Freigabenamen eines PCs finden Sie in der klassischen Sysmsteuerung unter „System“, wo die Bezeichnung des PCs im Feld Computername auch geändert werden kann.

Wenn der Drucker als echter Netzwerkdrucker über eine eigene IP-Adresse verfügt, können Sie den Drucker auch über die IP-Adresse hinzufügen. Wählen Sie dazu die Option „Drucker unter Verwendung einer TCP/IP-Adresse oder Hostnamen“ hinzufügen und geben Sie die IP des Druckers oder dessen Hostnamen an. Die IP-Adresse des Netzwerkdruckers finden Sie über das Display am Drucker in einem Menü oder über die IP-Vergabe im Router.

Windows kennt noch weitere Arten, wie Drucker verbunden werden können. In größeren Netzwerken werden Drucker auch über Standorte in Active Directory verwaltet und können über eine Suche nach dem Standort (Büro, Etage) oder Druckerfeatures (Format, Farbfunktion) etc. gefiltert und gesucht werden.

Wenn alles funktioniert, sollte der Netzwerkdrucker unter „Drucker und Scanner“ in den Einstellungen bei „Geräte“ von Windows 10 zu finden sein.

5. Drucker und Multifunktionsgeräte über Router wie die FRITZ!Box als Netzwerkdrucker einrichten

Wenn Sie keinen echten Netzwerkdrucker haben oder einen USB-Drucker an das Netzwerk anschließen möchten, ohne dass der damit verbundene PC dauerhaft eingeschaltet bleibt, hilft Ihnen vielleicht ihr Router weiter.

Viele Router wie beispielsweise die sehr verbreitete FRITZ!Box bieten auch die Möglichkeit, einen USB-Drucker an den USB-Port des Routers anzuschließen und diesen Drucker dann als Netzwerkdrucker im Netzwerk bereitzustellen. Diese Funktion ist aber nur mit einigen Druckern möglich und eignet sich beispielsweise nicht für beliebte Multifunktionsgeräte.

AVM bietet daher mit dem USB-Fernanschluss eine weitere Möglichkeit, um auch nicht kompatible Drucker und sogar Multifunktionsgeräte über den USB-Anschluss an der FRITZ!Box im Netzwerk zu nutzen.

Bei dem USB-Fernanschluss wird einem lokalen PC über den „USB-Fernanschluss-Treiber“ von AVM vorgespielt, dass das Gerät lokal über USB angeschlossen ist. Mit dieser Technik können auch mehrere PCs im Netzwerk über einen Umweg einen Drucker im Netzwerk gemeinsam nutzen, ohne dass dieser an einem dauerhaft eingeschalteten PC angeschlossen sein muss.

Die Einrichtung hat AVM in dem Beitrag USB-Drucker über USB-Fernanschluss mit Computer verbinden ausführlich beschrieben.

6. So legen Sie den Standarddrucker fest

Wenn Sie den neuen Drucker zum Standarddrucker machen möchten, klicken Sie den Drucker unter Drucker & Scanner an und wählen hier „verwalten“.

In der Verwaltung des Druckers finden Sie dann die Funktion „Als Standard“. Wenn Sie diese Schaltfläche anklicken, wird der ausgewählte Drucker künftig als Standarddrucker verwendet.

Windows kann aber auch den Standarddrucker verwalten. Sie können unter „Drucker und Scanner“ die Option dafür aktivieren.

Windows legt den Standard-Drucker in diesem Fall danach fest, welcher Drucker zuletzt am jeweiligen Standort verwendet wurde. Gerade bei mobilen Geräten wie Notebooks ist das eine praktische Funktion: Im Firmennetz ist der Netzwerkdrucker Standard, im heimischen WLAN dagegen der lokale Multifunktionsdrucker.

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